Shadow IT
Recognize itLe reconnaîtreReconocerlo

If it is not approved, it may still be in useNon approuvé ne veut pas dire non utiliséQue no esté aprobado no significa que no se use

Shadow IT lives in browsers, phones, shared drives, spreadsheets and the odd box with blinking lights under a desk. Recognizing where it shows up, and how it slips outside formal visibility, is the first step.Le Shadow IT se trouve dans les navigateurs, les téléphones, les lecteurs partagés, les feuilles de calcul et l’étrange boîtier aux voyants clignotants sous un bureau. Reconnaître où il apparaît, et comment il échappe à la visibilité formelle, est la première étape.El Shadow IT vive en navegadores, teléfonos, unidades compartidas, hojas de cálculo y en alguna caja con luces parpadeantes bajo un escritorio. Reconocer dónde aparece, y cómo escapa a la visibilidad formal, es el primer paso.

Common formsFormes courantesFormas habituales

Where to lookOù regarderDónde buscar

Cloud apps and SaaSApplications infonuagiques (SaaS)Aplicaciones en la nube (SaaS)

Project boards, survey tools, design apps, e-signature and customer tools signed up for with a work email, often on a free or individual plan.Tableaux de projet, outils de sondage, applications de conception, signature électronique et outils de gestion de la clientèle ouverts avec une adresse du travail, souvent selon une offre gratuite ou individuelle.Tableros de proyecto, herramientas de encuestas, aplicaciones de diseño, firma electrónica y herramientas de clientes abiertas con un correo del trabajo, a menudo con un plan gratuito o individual.

File sharing and storagePartage et stockage de fichiersIntercambio y almacenamiento de archivos

Personal cloud drives, transfer services and USB keys used to move or keep work files outside approved storage.Espaces infonuagiques personnels, services de transfert et clés USB utilisés pour déplacer ou conserver des fichiers de travail hors du stockage approuvé.Unidades personales en la nube, servicios de transferencia y memorias USB usados para mover o guardar archivos de trabajo fuera del almacenamiento aprobado.

Messaging and collaborationMessagerie et collaborationMensajería y colaboración

Team chats, group texts and video tools set up by a team or a client because they were quicker than asking.Clavardages d’équipe, messages de groupe et outils vidéo mis en place par une équipe ou un client parce que c’était plus rapide que de demander.Chats de equipo, mensajes de grupo y herramientas de vídeo configurados por un equipo o un cliente porque era más rápido que preguntar.

Personal devices and gadgetsAppareils personnels et gadgetsDispositivos personales y aparatos

Phones, tablets and home laptops used for work, plus smart speakers, cameras and other connected devices brought into the office.Téléphones, tablettes et ordinateurs de la maison utilisés pour le travail, ainsi que haut-parleurs intelligents, caméras et autres appareils connectés apportés au bureau.Teléfonos, tabletas y portátiles de casa usados para trabajar, además de altavoces inteligentes, cámaras y otros dispositivos conectados que llegan a la oficina.

Network gearÉquipement réseauEquipos de red

Wireless routers, extenders, hotspots and small servers plugged in to fix a dead zone, a slow connection or a lab that needed its own network.Routeurs sans fil, répéteurs, points d’accès et petits serveurs branchés pour régler une zone morte, une connexion lente ou un laboratoire qui avait besoin de son propre réseau.Routers inalámbricos, repetidores, puntos de acceso y pequeños servidores conectados para resolver una zona sin cobertura, una conexión lenta o un laboratorio que necesitaba su propia red.

Homegrown toolsOutils maisonHerramientas caseras

Spreadsheets with macros, databases, scripts, no-code apps and automations that connect services, built by the people who needed them.Feuilles de calcul avec macros, bases de données, scripts, applications sans code et automatisations qui relient des services, créés par les personnes qui en avaient besoin.Hojas de cálculo con macros, bases de datos, scripts, aplicaciones sin código y automatizaciones que conectan servicios, creadas por quienes las necesitaban.

Key messageMessage cléMensaje claveNot all Shadow IT is software someone bought. Much of it is free, homemade or plugged in.Le Shadow IT n’est pas toujours un logiciel que quelqu’un a acheté. Une grande partie est gratuite, faite maison ou simplement branchée.No todo el Shadow IT es software que alguien compró. Gran parte es gratuito, casero o simplemente enchufado.

Cartoon sticker: a Shadow IT Hunter in a trench coat with a flashlight and magnifying glass inspects a cubicle with a laptop showing Unauthorized app, Definitely not SaaS, free forever, a phone syncing stuff, a USB key labeled Plan B and a smart speaker marked Not on the list, while a dark blob behind a router labeled Rogue hotspot says Nobody will know.
Apps, a hotspot, a USB key named Plan B: most of it arrived to solve a problem. Illustrations are humorous and are not a characterization of anyone.Applications, point d’accès, clé USB nommée Plan B : presque tout est arrivé pour régler un problème. Ces illustrations sont humoristiques et ne visent personne.Aplicaciones, un punto de acceso, una memoria USB llamada Plan B: casi todo llegó para resolver un problema. Las ilustraciones son humorísticas y no retratan a nadie.
Root causesCauses profondesCausas de fondo

How Shadow IT comes into existenceComment naît le Shadow ITCómo surge el Shadow IT

Most origins are ordinary, and many are well intentioned.La plupart des origines sont ordinaires, et beaucoup partent d’une bonne intention.La mayoría de los orígenes son corrientes, y muchos tienen buena intención.

The request path was slowLe circuit de demande était lentEl proceso de solicitud era lento

A ticket sat for weeks, or the answer was no without an alternative, so the team found its own way.Une demande est restée en suspens pendant des semaines, ou la réponse a été non sans solution de rechange, alors l’équipe a trouvé son propre moyen.Una solicitud quedó semanas sin respuesta, o la respuesta fue no sin alternativa, así que el equipo buscó su propia vía.

Free and on a cardGratuit ou payé par carteGratis o con tarjeta

Free tiers, trials and small card payments bypass purchasing, contracts and security review entirely.Les offres gratuites, les essais et les petits paiements par carte contournent entièrement les achats, les contrats et l’examen de sécurité.Las versiones gratuitas, las pruebas y los pequeños pagos con tarjeta eluden por completo las compras, los contratos y la revisión de seguridad.

A project that stayedUn projet qui est restéUn proyecto que se quedó

A tool set up for one event, pilot or deadline quietly became part of how a team works every day.Un outil mis en place pour un événement, un projet pilote ou une échéance est discrètement devenu une partie du travail quotidien d’une équipe.Una herramienta configurada para un evento, un piloto o un plazo pasó discretamente a formar parte del trabajo diario de un equipo.

Brought in by othersApporté par d’autresTraído por otros

Clients, partners and contractors invite your staff into their own tools, which then hold your information.Clients, partenaires et sous-traitants invitent votre personnel dans leurs propres outils, qui détiennent ensuite vos renseignements.Clientes, socios y contratistas invitan a su personal a sus propias herramientas, que luego guardan su información.

Built by the businessCréé par les équipesCreado por el negocio

A capable colleague built a spreadsheet, script or automation that now runs an important process, and no one else knows how it works.Un collègue compétent a créé une feuille de calcul, un script ou une automatisation qui fait maintenant tourner un processus important, et personne d’autre ne sait comment cela fonctionne.Un colega capaz creó una hoja de cálculo, un script o una automatización que ahora sostiene un proceso importante, y nadie más sabe cómo funciona.

Left behindLaissé derrièreAbandonado

The person who opened the account or plugged in the device moved on, and offboarding did not know it existed.La personne qui a ouvert le compte ou branché l’appareil est partie, et le processus de départ ignorait son existence.La persona que abrió la cuenta o conectó el dispositivo se fue, y el proceso de salida no sabía que existía.

Key messageMessage cléMensaje claveShadow IT frequently reveals a gap between the way work gets done and the way an organization provides and governs technology.Le Shadow IT révèle souvent un écart entre la façon dont le travail se fait et la façon dont l’organisation fournit et gouverne ses technologies.El Shadow IT revela a menudo una brecha entre cómo se hace el trabajo y cómo la organización proporciona y gobierna la tecnología.

Warning signsSignes avant-coureursSeñales de alerta

Clues that something is outside the pictureDes indices que quelque chose échappe au portraitIndicios de que algo queda fuera del panorama

None of these proves a problem. Each is a good reason to ask a friendly question.Aucun de ces indices ne prouve un problème. Chacun est une bonne raison de poser une question bienveillante.Ninguno de estos indicios demuestra un problema. Cada uno es un buen motivo para hacer una pregunta amable.

  • Expense claims or card charges for software subscriptions that no one in IT or purchasing recognizes.Des notes de frais ou des achats par carte pour des abonnements logiciels que ni l’informatique ni les achats ne reconnaissent.Gastos o cargos de tarjeta por suscripciones de software que nadie en TI ni en compras reconoce.
  • Staff have granted outside apps access to mail, calendars or files that no one reviewed.Des membres du personnel ont accordé à des applications externes un accès aux courriels, aux agendas ou aux fichiers que personne n’a examiné.El personal ha dado a aplicaciones externas acceso al correo, los calendarios o los archivos sin que nadie lo revisara.
  • Unfamiliar devices or wireless networks appear on the network or in the office.Des appareils ou des réseaux sans fil inconnus apparaissent sur le réseau ou au bureau.Aparecen dispositivos o redes inalámbricas desconocidos en la red o en la oficina.
  • Work links point to file shares, forms or sites that the organization does not run.Des liens de travail mènent à des partages de fichiers, des formulaires ou des sites que l’organisation ne gère pas.Los enlaces de trabajo apuntan a archivos compartidos, formularios o sitios que la organización no gestiona.
  • A departing employee’s handover mentions accounts or tools that no one else had heard of.Le transfert de dossiers d’une personne qui part mentionne des comptes ou des outils dont personne d’autre n’avait entendu parler.El traspaso de una persona que se va menciona cuentas o herramientas de las que nadie más había oído hablar.
  • A critical report depends on a spreadsheet that only one person can update.Un rapport essentiel dépend d’une feuille de calcul que seule une personne sait mettre à jour.Un informe crítico depende de una hoja de cálculo que solo una persona sabe actualizar.
  • The help desk keeps getting questions about tools it does not support.Le centre d’assistance reçoit sans cesse des questions sur des outils qu’il ne prend pas en charge.La mesa de ayuda recibe una y otra vez preguntas sobre herramientas que no admite.
Self-assessmentAutoévaluationAutoevaluación

Could your organization have Shadow IT?Votre organisation pourrait-elle avoir du Shadow IT ?¿Podría su organización tener Shadow IT?

Six plain questions. Answer for the part of the organization you know best. Your answers are scored in your browser and are never stored or sent anywhere.Six questions simples. Répondez pour la partie de l’organisation que vous connaissez le mieux. Vos réponses sont évaluées dans votre navigateur et ne sont jamais conservées ni transmises.Seis preguntas sencillas. Responda pensando en la parte de la organización que mejor conoce. Sus respuestas se evalúan en su navegador y nunca se guardan ni se envían.

01Is there a current list of the software, cloud services and devices used for work, including free and personal ones?Existe-t-il une liste à jour des logiciels, services infonuagiques et appareils utilisés pour le travail, y compris les gratuits et les personnels ?¿Existe una lista actualizada del software, los servicios en la nube y los dispositivos usados para trabajar, incluidos los gratuitos y personales?
02Does every tool and service on that list have a named business owner?Chaque outil et service de cette liste a-t-il un responsable d’affaires désigné ?¿Cada herramienta y servicio de esa lista tiene un responsable de negocio designado?
03Can staff request a new tool and get a reasoned answer within days, not months?Le personnel peut-il demander un nouvel outil et obtenir une réponse motivée en quelques jours, et non en quelques mois ?¿Puede el personal solicitar una herramienta nueva y obtener una respuesta razonada en días, no en meses?
04Are expense claims and card purchases for software reviewed by someone who would recognize a new service?Les notes de frais et les achats par carte de logiciels sont-ils examinés par quelqu’un qui reconnaîtrait un nouveau service ?¿Revisa los gastos y las compras con tarjeta de software alguien que reconocería un servicio nuevo?
05When someone leaves, are the accounts, data and devices they set up themselves identified and handed over?Lorsque quelqu’un part, les comptes, données et appareils qu’il a mis en place lui-même sont-ils repérés et transférés ?Cuando alguien se va, ¿se identifican y traspasan las cuentas, los datos y los dispositivos que configuró por su cuenta?
06Do people know they can say what they already use without being blamed for it?Les gens savent-ils qu’ils peuvent dire ce qu’ils utilisent déjà sans être blâmés ?¿Saben las personas que pueden decir lo que ya usan sin que se las culpe por ello?
AnsweredRéponsesRespondidas 0 / 6

Visibility establishedVisibilité établieVisibilidad establecida

You appear to have a solid foundation. The work now is keeping it current: review the list on a set schedule, watch for new services at purchase and renewal, and check that offboarding catches the accounts people open themselves.Vous semblez disposer d’une base solide. Le travail consiste maintenant à la tenir à jour : revoir la liste selon un calendrier établi, repérer les nouveaux services à l’achat et au renouvellement, et vérifier que les départs tiennent compte des comptes que les gens ouvrent eux-mêmes.Parece que cuenta con una base sólida. Ahora se trata de mantenerla al día: revisar la lista con un calendario fijo, detectar los servicios nuevos en las compras y renovaciones, y comprobar que las salidas de personal recogen las cuentas que la gente abre por su cuenta. Measures that helpDes indicateurs utilesIndicadores útiles

Visibility uncertainVisibilité incertaineVisibilidad incierta

Some areas are clear and others are not. That is the most common result. A short, open survey of one department, paired with a look at expense and app-consent records, will tell you a great deal quickly.Certains domaines sont clairs, d’autres non. C’est le résultat le plus courant. Un court sondage ouvert dans un service, accompagné d’un regard sur les notes de frais et les autorisations d’applications, vous en apprendra beaucoup, rapidement.Algunas áreas están claras y otras no. Es el resultado más habitual. Una breve encuesta abierta en un departamento, junto con una revisión de gastos y autorizaciones de aplicaciones, le enseñará mucho en poco tiempo. Find it openlyLe trouver en toute transparenceEncontrarlo con transparencia

Significant gaps to investigateLacunes importantes à examinerBrechas importantes que investigar

Technology is likely in use that the organization cannot yet see. That is a finding about governance, not about anyone’s conduct. Start by securing a sponsor, fixing the request path and agreeing on scope.Des technologies sont probablement utilisées sans que l’organisation puisse encore les voir. C’est un constat sur la gouvernance, pas sur la conduite de qui que ce soit. Commencez par obtenir un parrain, améliorer le circuit de demande et convenir de la portée.Probablemente se use tecnología que la organización todavía no ve. Es una conclusión sobre la gobernanza, no sobre la conducta de nadie. Empiece por conseguir un patrocinador, mejorar el proceso de solicitud y acordar el alcance. The first 90 daysLes 90 premiers joursLos primeros 90 días

The interactive version needs JavaScript. You can still use the six questions above as a discussion checklist: count Yes as 2, Partly as 1, and No or not sure as 0. A total of 10 to 12 suggests visibility is established, 5 to 9 that it is uncertain, and 0 to 4 that there are significant gaps to investigate.La version interactive nécessite JavaScript. Vous pouvez tout de même utiliser les six questions comme liste de discussion : comptez Oui pour 2, En partie pour 1, et Non ou incertain pour 0. Un total de 10 à 12 indique une visibilité établie, de 5 à 9 une visibilité incertaine, et de 0 à 4 des lacunes importantes à examiner.La versión interactiva necesita JavaScript. Aun así, puede usar las seis preguntas como lista de conversación: cuente Sí como 2, En parte como 1, y No o no estoy seguro como 0. Un total de 10 a 12 sugiere visibilidad establecida, de 5 a 9 visibilidad incierta, y de 0 a 4 brechas importantes que investigar.

A self-assessment is a conversation starter. It is not a certification, an audit opinion or evidence of wrongdoing.Une autoévaluation sert à amorcer la discussion. Ce n’est ni une certification, ni une opinion d’audit, ni une preuve de faute.Una autoevaluación sirve para iniciar la conversación. No es una certificación, ni una opinión de auditoría, ni prueba de ninguna falta.