Identifying Shadow IT openlyRepérer le Shadow IT en toute transparenceIdentificar el Shadow IT con transparencia
The goal of discovery is visibility, not catching people out. The fastest way to learn what technology is in use is usually to ask, make it safe to answer, and then confirm with records.Le but de la découverte est la visibilité, pas de prendre les gens en défaut. La façon la plus rapide de savoir quelles technologies sont utilisées est généralement de demander, de rendre la réponse sans risque, puis de confirmer avec les registres.El objetivo del descubrimiento es la visibilidad, no pillar a nadie. La forma más rápida de saber qué tecnología se usa suele ser preguntar, hacer que responder sea seguro y luego confirmarlo con los registros.
Looking at what people do on their devices, accounts or networks can raise privacy, employment and legal issues of its own, especially on personal devices. Involve privacy, legal and human resources before any monitoring, collect only what you need, and tell people what you are doing and why.Examiner ce que les gens font sur leurs appareils, leurs comptes ou les réseaux peut soulever des enjeux de vie privée, de relations de travail et juridiques, surtout sur des appareils personnels. Associez la protection de la vie privée, le service juridique et les ressources humaines avant toute surveillance, ne recueillez que le nécessaire, et dites aux gens ce que vous faites et pourquoi.Examinar lo que las personas hacen en sus dispositivos, cuentas o redes puede plantear sus propios problemas de privacidad, laborales y jurídicos, sobre todo en dispositivos personales. Involucre a privacidad, jurídico y recursos humanos antes de cualquier monitoreo, recopile solo lo necesario y diga a las personas qué hace y por qué.
From least intrusive to mostDu moins intrusif au plus intrusifDe lo menos a lo más intrusivo
Most of what you need to know can be learned without looking at anyone’s activity.L’essentiel de ce qu’il faut savoir peut s’apprendre sans examiner l’activité de qui que ce soit.Casi todo lo que necesita saber puede averiguarse sin examinar la actividad de nadie.
- Ask peopleInterroger les gensPreguntar a las personasA short survey or team conversation, with a clear promise that answers will not lead to discipline.Un court sondage ou une conversation d’équipe, avec la promesse claire que les réponses ne mèneront à aucune sanction.Una breve encuesta o conversación de equipo, con la promesa clara de que las respuestas no llevarán a sanciones.
- Read recordsLire les registresLeer los registrosExpense claims, card statements, purchasing, contracts, renewals and help desk tickets.Notes de frais, relevés de carte, achats, contrats, renouvellements et demandes au centre d’assistance.Gastos, extractos de tarjeta, compras, contratos, renovaciones y solicitudes a la mesa de ayuda.
- Check admin settingsVérifier les paramètresRevisar la configuraciónApp consents and sign-ins with work accounts, domains and email senders, and the devices registered to approved services.Autorisations d’applications et connexions avec des comptes du travail, noms de domaine et expéditeurs de courriels, et appareils inscrits aux services approuvés.Autorizaciones de aplicaciones e inicios de sesión con cuentas del trabajo, dominios y remitentes de correo, y dispositivos registrados en los servicios aprobados.
- ReconcileRapprocherConciliarCompare what people said with records and with the list of approved tools and assets.Comparer ce que les gens ont dit avec les registres et la liste des outils et actifs approuvés.Comparar lo que dijeron las personas con los registros y la lista de herramientas y activos aprobados.
- Observe, with approvalObserver, avec approbationObservar, con aprobaciónAggregate network, cloud-access or endpoint data only after privacy and legal review, and openly.Des données agrégées du réseau, des accès infonuagiques ou des postes, seulement après examen par la vie privée et le juridique, et ouvertement.Datos agregados de red, de acceso a la nube o de equipos, solo tras la revisión de privacidad y jurídico, y de forma abierta.
Look beyond the obvious appsRegarder au-delà des applications évidentesMirar más allá de las aplicaciones evidentes
A list of well-known cloud services will find only part of the picture. Much of it hides in plain sight.Une liste de services infonuagiques connus ne révélera qu’une partie du portrait. Une bonne part se cache à la vue de tous.Una lista de servicios en la nube conocidos solo encontrará parte del panorama. Gran parte se esconde a plena vista.
- Spreadsheets, databases and macros that a department depends onFeuilles de calcul, bases de données et macros dont un service dépendHojas de cálculo, bases de datos y macros de las que depende un departamento
- No-code apps and automations that move data between servicesApplications sans code et automatisations qui déplacent des données entre servicesAplicaciones sin código y automatizaciones que mueven datos entre servicios
- Websites, forms and domains registered by a team or an agencySites Web, formulaires et noms de domaine enregistrés par une équipe ou une agenceSitios web, formularios y dominios registrados por un equipo o una agencia
- Wireless routers, hotspots and small servers in offices, labs and storeroomsRouteurs sans fil, points d’accès et petits serveurs dans les bureaux, les laboratoires et les entrepôtsRouters inalámbricos, puntos de acceso y pequeños servidores en oficinas, laboratorios y almacenes
- Personal devices and accounts used for work, including group chatsAppareils et comptes personnels utilisés pour le travail, y compris les clavardages de groupeDispositivos y cuentas personales usados para trabajar, incluidos los chats de grupo
- Tools a client or contractor invited your staff intoOutils dans lesquels un client ou un sous-traitant a invité votre personnelHerramientas a las que un cliente o contratista invitó a su personal
- Accounts and subscriptions left behind by people who have leftComptes et abonnements laissés par des personnes qui sont partiesCuentas y suscripciones que dejaron personas que ya se fueron
Before any technical stepAvant toute étape techniqueAntes de cualquier paso técnico
Get the right approvalsObtenir les bonnes approbationsObtener las aprobaciones adecuadas
- Privacy, legal and human resources review before using logs, endpoint data or traffic inspection.Examen par la vie privée, le juridique et les ressources humaines avant d’utiliser des journaux, des données des postes ou l’inspection du trafic.Revisión de privacidad, jurídico y recursos humanos antes de usar registros, datos de equipos o inspección del tráfico.
- Where workplace agreements or consultation duties apply, honor them.Lorsque des conventions de travail ou des obligations de consultation s’appliquent, les respecter.Cuando se apliquen convenios laborales u obligaciones de consulta, respetarlos.
- A plain statement to staff of what is being reviewed, why, and how the results will be used.Un énoncé clair au personnel sur ce qui est examiné, pourquoi, et comment les résultats seront utilisés.Una explicación clara al personal de qué se revisa, por qué y cómo se usarán los resultados.
Collect less, decide carefullyRecueillir moins, décider avec soinRecopilar menos, decidir con cuidado
- Look for which services and devices are used, not at the content of people’s work.Chercher quels services et appareils sont utilisés, pas le contenu du travail des gens.Buscar qué servicios y dispositivos se usan, no el contenido del trabajo de las personas.
- Report in aggregate where you can, by service and team rather than by person.Rendre compte de façon agrégée lorsque c’est possible, par service et par équipe plutôt que par personne.Informar de forma agregada cuando sea posible, por servicio y equipo en lugar de por persona.
- Do not unplug or block something a team relies on before an alternative is ready, or the work moves somewhere harder to see.Ne pas débrancher ni bloquer ce dont une équipe dépend avant qu’une solution de rechange soit prête, sinon le travail se déplace vers un endroit encore moins visible.No desconectar ni bloquear algo de lo que depende un equipo antes de tener una alternativa lista, o el trabajo se trasladará a un lugar aún menos visible.
A finding is a candidate until someone confirms itUne trouvaille reste à confirmerUn hallazgo es provisional hasta que alguien lo confirma
Treat each discovered tool, account or device as a candidate. Confirm it with the people who use it, record what job it does, what information it holds and who can reach it, and note how confident you are in each detail.Considérez chaque outil, compte ou appareil découvert comme un candidat. Confirmez-le auprès des personnes qui l’utilisent, notez le travail qu’il fait, les renseignements qu’il contient et qui peut y accéder, et indiquez votre degré de confiance pour chaque détail.Trate cada herramienta, cuenta o dispositivo descubierto como un candidato. Confírmelo con las personas que lo usan, registre qué trabajo hace, qué información contiene y quién puede acceder a ella, e indique su grado de confianza en cada dato.
Many finds will turn out to be low risk and easy to bring into a supported option. Some will turn out to be better than what the organization offers, and worth adopting. Either way, the fix is a better path, not a crisis.Beaucoup de trouvailles s’avéreront peu risquées et faciles à ramener vers une option soutenue. Certaines s’avéreront meilleures que ce que l’organisation offre, et méritent d’être adoptées. Dans les deux cas, la solution est une meilleure voie, pas une crise.Muchos hallazgos resultarán de bajo riesgo y fáciles de trasladar a una opción con soporte. Algunos resultarán mejores que lo que ofrece la organización, y merecerá la pena adoptarlos. En ambos casos, la solución es una vía mejor, no una crisis.
RememberÀ retenirRecuerdeDiscovery does not mean immediate blocking, account deletion or punishment. First understand the value of the tool and what information is in it.Découvrir ne veut pas dire bloquer, supprimer des comptes ou sanctionner sur-le-champ. Comprenez d’abord la valeur de l’outil et les renseignements qu’il contient.Descubrir no significa bloquear, eliminar cuentas ni sancionar de inmediato. Primero entienda el valor de la herramienta y qué información contiene.