Managing what is discoveredGérer ce qui a été découvertGestionar lo descubierto
Finding a tool is the start of a decision, not the decision itself. The right response depends on what job it does, what information it holds, who can reach it, and what would stop if it were taken away.Trouver un outil, c’est le début d’une décision, pas la décision elle-même. La bonne réponse dépend du travail qu’il fait, des renseignements qu’il contient, de qui peut y accéder et de ce qui s’arrêterait si on le retirait.Encontrar una herramienta es el comienzo de una decisión, no la decisión misma. La respuesta adecuada depende del trabajo que hace, de la información que contiene, de quién puede acceder a ella y de lo que se detendría si se retirara.
Six steps, in orderSix étapes, dans l’ordreSeis pasos, en orden
Understand the useComprendre l’usageEntender el uso
The job it does, who uses it, how often, and what work would stop without it.Le travail qu’il fait, qui l’utilise, à quelle fréquence, et quel travail s’arrêterait sans lui.El trabajo que hace, quién lo usa, con qué frecuencia y qué trabajo se detendría sin él.
Follow the data and accessSuivre les données et les accèsSeguir los datos y los accesos
What information it holds, where, who has accounts, how people sign in, and what it connects to.Quels renseignements il contient, où, qui a des comptes, comment on s’y connecte, et à quoi il est relié.Qué información contiene, dónde, quién tiene cuentas, cómo se inicia sesión y con qué se conecta.
Assess itL’évaluerEvaluarlo
Security, privacy and legal duties, continuity, cost, the vendor’s terms, and whether an approved option already does the job.Sécurité, obligations de vie privée et juridiques, continuité, coûts, conditions du fournisseur, et existence ou non d’une option approuvée qui fait déjà le travail.Seguridad, obligaciones de privacidad y jurídicas, continuidad, coste, condiciones del proveedor y si una opción aprobada ya hace ese trabajo.
Decide proportionatelyDécider avec mesureDecidir con proporción
Adopt it, approve it with conditions, move the work to an approved alternative, or retire it.L’adopter, l’approuver sous conditions, déplacer le travail vers une solution approuvée, ou le retirer.Adoptarlo, aprobarlo con condiciones, trasladar el trabajo a una alternativa aprobada o retirarlo.
Bring it inL’intégrerIncorporarlo
Add it to the inventory with an owner, organizational accounts, multifactor sign-in, backups and a renewal date.L’ajouter à l’inventaire avec un responsable, des comptes de l’organisation, l’authentification multifacteur, des sauvegardes et une date de renouvellement.Añadirlo al inventario con un responsable, cuentas de la organización, autenticación multifactor, copias de seguridad y una fecha de renovación.
Move carefullyFaire la transition avec soinHacer la transición con cuidado
If it must go, agree on a date, export the data, close the accounts and give people a working alternative first.S’il doit disparaître, convenir d’une date, exporter les données, fermer les comptes et offrir d’abord aux gens une solution de rechange qui fonctionne.Si debe retirarse, acordar una fecha, exportar los datos, cerrar las cuentas y ofrecer antes a las personas una alternativa que funcione.
Key messageMessage cléMensaje claveDiscovery does not mean immediate blocking, account deletion or punishment. Shutting something off in a hurry can lose data and stop work. First understand its value and what it holds.Découvrir ne veut pas dire bloquer, supprimer des comptes ou sanctionner sur-le-champ. Couper quelque chose à la hâte peut faire perdre des données et arrêter le travail. Comprenez d’abord sa valeur et ce qu’il contient.Descubrir no significa bloquear, eliminar cuentas ni sancionar de inmediato. Cortar algo con prisa puede hacer perder datos y detener el trabajo. Primero entienda su valor y lo que contiene.
Not an IT-only task, despite the namePas seulement l’affaire de l’informatique, malgré le nomNo es una tarea solo de TI, pese al nombre
Technology visibility depends on several functions doing their part. The IT department alone cannot own or fix it.La visibilité des technologies dépend de plusieurs fonctions qui font chacune leur part. Le service informatique ne peut pas, seul, en être responsable ni la régler.La visibilidad de la tecnología depende de que varias funciones hagan su parte. El departamento de TI por sí solo no puede asumirla ni resolverla.
| WhoQuiQuién | Their partLeur rôleSu papel |
|---|---|
| Executives and business leadersDirection et dirigeants d’affairesDirección y líderes de negocio | Fund approved options that meet real needs, set expectations for response times, and resolve tradeoffs.Financer des options approuvées qui répondent à de vrais besoins, fixer des attentes sur les délais de réponse et trancher les arbitrages.Financiar opciones aprobadas que cubran necesidades reales, fijar expectativas sobre los tiempos de respuesta y resolver las disyuntivas. |
| Teams and the people using the toolsÉquipes et utilisateurs des outilsEquipos y quienes usan las herramientas | Say what they use and why, keep work data in organizational accounts, and ask before connecting new services.Dire ce qu’ils utilisent et pourquoi, garder les données de travail dans des comptes de l’organisation, et demander avant de relier de nouveaux services.Decir qué usan y por qué, guardar los datos de trabajo en cuentas de la organización y preguntar antes de conectar servicios nuevos. |
| IT and cybersecurityInformatique et cybersécuritéTI y ciberseguridad | Answer requests quickly, offer workable options, set security baselines, and review app access and devices.Répondre rapidement aux demandes, offrir des options praticables, fixer des niveaux de sécurité de base, et examiner les accès d’applications et les appareils.Responder rápido a las solicitudes, ofrecer opciones viables, fijar bases de seguridad y revisar los accesos de aplicaciones y los dispositivos. |
| Privacy, legal and complianceVie privée, juridique et conformitéPrivacidad, jurídico y cumplimiento | Advise on personal information, contracts, records retention and where data may be held.Conseiller sur les renseignements personnels, les contrats, la conservation des documents et les lieux où les données peuvent être détenues.Asesorar sobre datos personales, contratos, conservación de documentos y dónde pueden guardarse los datos. |
| Finance and procurementFinances et achatsFinanzas y compras | Notice software on expenses and cards, keep renewals visible, and make small purchases easy to do the right way.Repérer les logiciels dans les notes de frais et sur les cartes, garder les renouvellements visibles, et rendre les petits achats faciles à faire correctement.Detectar el software en gastos y tarjetas, mantener visibles las renovaciones y hacer que las compras pequeñas sean fáciles de hacer bien. |
| Human resourcesRessources humainesRecursos humanos | Build tool and account handover into onboarding and offboarding.Intégrer le transfert des outils et des comptes à l’accueil et au départ du personnel.Incorporar el traspaso de herramientas y cuentas a la incorporación y la salida del personal. |
| Enterprise risk and internal auditGestion des risques et audit interneRiesgos empresariales y auditoría interna | Integrate material findings and independently assess how well the program works.Intégrer les constats importants et évaluer de façon indépendante l’efficacité du programme.Integrar los hallazgos relevantes y evaluar de forma independiente la eficacia del programa. |
Shared accountabilityResponsabilité partagéeResponsabilidad compartidaLeadership owns the conditions that make technology governable. The people doing the work provide the context that makes governance practical.La direction est responsable des conditions qui rendent les technologies gouvernables. Les personnes qui font le travail apportent le contexte qui rend la gouvernance praticable.La dirección es responsable de las condiciones que hacen gobernable la tecnología. Las personas que hacen el trabajo aportan el contexto que hace práctica la gobernanza.
Make the approved path the easy pathFaire de la voie approuvée la voie facileQue la vía aprobada sea la más fácil
Cleaning up today’s gaps helps. Removing the reasons people went around the process helps more.Combler les lacunes d’aujourd’hui aide. Éliminer les raisons pour lesquelles les gens ont contourné le processus aide davantage.Corregir las brechas de hoy ayuda. Eliminar los motivos por los que la gente sorteó el proceso ayuda más.
- Publish a short list of approved tools for common jobs, and keep it current.Publier une courte liste d’outils approuvés pour les tâches courantes, et la tenir à jour.Publicar una lista breve de herramientas aprobadas para las tareas habituales y mantenerla al día.
- Make requests quick to submit, with a target time for an answer and a reason when the answer is no.Rendre les demandes rapides à soumettre, avec un délai de réponse visé et une raison lorsque la réponse est non.Hacer que las solicitudes sean rápidas de enviar, con un plazo objetivo de respuesta y un motivo cuando la respuesta sea no.
- Offer a fast, low-risk route for small tools, such as a pre-approved catalog or a light review.Offrir une voie rapide et à faible risque pour les petits outils, comme un catalogue préapprouvé ou un examen allégé.Ofrecer una vía rápida y de bajo riesgo para herramientas pequeñas, como un catálogo preaprobado o una revisión ligera.
- Review software purchases, renewals and expense claims together, on a set schedule.Examiner ensemble les achats de logiciels, les renouvellements et les notes de frais, selon un calendrier établi.Revisar juntas las compras de software, las renovaciones y los gastos, con un calendario fijo.
- Let people disclose what they already use without fear of reflexive blame.Permettre aux gens de déclarer ce qu’ils utilisent déjà sans craindre d’être blâmés par réflexe.Permitir que las personas declaren lo que ya usan sin miedo a la culpa automática.